Pendataan pengunjung bukan hal asing bagi Anda bukan? Hampir di setiap lini bisnis menerapkannya, mulai dari restoran; tempat wisata; hotel; perkantoran dan bahkan lingkungan perumahan elit. Ditambah dengan adanya kasus Covid-19 ini, urgensi atas pendataan pengunjung lebih meningkat karena berkaitan dengan pembatasan kuota pengunjung dan tracing penularan Covid-19.

Masih banyak lini bisnis di Indonesia menggunakan buku tamu tradisional. Sehingga ketika dituntut dengan kondisi sekitar untuk melakukan digitalisasi, mereka cenderung bingung dan akhirnya menggunakan sistem yang familiar seperti Google Form. Penggunaan Google Form sebagai tools untuk mendata pengunjung tidak bisa disalahkan tapi tidak sepenuhnya benar (Baca: Implementasi Buku Tamu Digital untuk Pengawasan dan Pengendalian Penyebaran Covid-19 ). Seperti yang kita ketahui, Google Form merupakan platform dari Google yang memungkinkan Anda untuk membuat survey dan tanya jawab dengan fitur formulir online yang bisa dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. Tapi tahukah Anda, bahwa Google Form bukanlah sistem yang efektif jika digunakan untuk sistem pendataan dan pengelolaan pengunjung? Berikut alasannya:

• Hanya Form Kuesioner Biasa
  Google Form hanya menyediakan fasilitas kuesioner kepada pengguna, tidak dilengkapi dengan fasilitas verifikasi identitas pengunjung. Pada kasus pendataan pengunjung, tentunya Anda membutuhkan informasi detail dan valid bukan? Anda tentu tidak ingin ada seorang tanpa identitas yang jelas memasuki area kantor Anda. Sehingga Anda membutuhkan sistem yang lebih tepat untuk mendata pengunjung Anda.
• Variasi Data Terbatas
  Jika kuesioner Anda diisi oleh pengunjung, Anda dapat melihat rekapannya di Google Form. Namun, Anda akan menemukan informasi terbatas disana. Data yang ditampilkan Google Form hanya sebatas resume jawaban pengunjung. Sedangkan, jika berbicara di sisi pengelolaan pengunjung, tentu Anda membutuhkan varian data yang kompleks. Seperti deteksi waktu pengunjung masuk-keluar, total pengunjung di area Anda, waktu kepadatan pengunjung, informasi demografi, identitas detail lainnya.
• Tidak Fokus Pada Manajemen Pengunjung
  Sistem manajemen pengunjung tak hanya sekedar buku tamu, tapi bagaimana Anda dapat memanfaatkan data tersebut untuk meningkatkan keamanan perusahaan/area bisnis; meningkatkan kenyamanan pengunjung serta mendapatkan impresi yang bagus untuk citra perusahaan Anda. Google Form tidak berfokus pada hal itu, selain kuesioner dan variasi data yang terbatas, Google Form tidak memiliki fokus di sisi manajemen pengunjung. Sehingga, Anda akan kesulitan untuk mengelola pengunjung.
• Tidak Terintegrasi dengan Sistem Keamanan Lainnya
  Google Form adalah sistem yang berdiri sendiri. Jika Anda memiliki sistem keamanan lain seperti CCTV, alarm keamanan, kartu pengunjung dan akses gate/door, tentu Anda akan kesulitan untuk mengintegrasikannya dengan Google Form. Karena memang, pada dasarnya Google Form bukan untuk sistem pendataan dan pengelolaan pengunjung. Anda membutuhkan Visitor Management System (VMS) sebagai sistem yang kompleks, yang mampu memenuhi segala kebutuhan Anda terkait pendataan, pengelolaan dan peningkatan keamanan area sekitar. Dengan menggunakan Visitor Management System (VMS), integrasi dengan sistem keamanan lainnya menjadi lebih mudah.

Jika kita melihat uraian diatas, maka bisa dipastikan Google Form bukanlah sistem yang untuk mengelola pengunjung, sudah seharusnya Anda beralih ke Aplikasi Pengelolaan Pengunjung atau Visitor Management System (VMS), seperti yang telah dibahas di konten Visitor Management System Guideline sebelumnya, beberapa alasan kenapa bisnis Anda harus menggunakan Visitor Management System, diantaranya :

• Melakukan pendataan pengunjung secara real-time, detail dan terorganisir.
• Memudahkan perusahaan dalam melakukan tracing dan tracking penularan Covid-19, serta hal negatif (force majeure) lainnya.
• Mengikuti protokol kesehatan pemerintah dengan touchless system.
• Memudahkan building management/security dalam memantau kuota pembatasan pengunjung di dalam gedung.
• Mudah menambahkan dokumen health declaration yang wajib diisi pengunjung.
• Meminimalisir interaksi langsung antar penghuni gedung dengan pengunjung, terutama di bagian receptionist/security.
• Mudah melakukan integrasi dengan sistem keamanan lain yang Anda miliki.
• Mendapatkan laporan data pengunjung lebih akurat, yang dapat dimanfaatkan untuk peningkatan kualitas keamanan gedung.

Untuk lebih jelasnya, berikut perbandingan antara Google Form dengan Visitor Management System

Rekomendasi Visitor Management System

Kini Anda sudah menyadari pentingnya memiliki sistem pengelolaan pengunjung yang tepat. Kami telah merangkum beberapa rekomendasi Visitor Management System yang dapat Anda gunakan untuk pendataan dan pengelolaan pengunjung, diantaranya:
Caliana (https://www.caliana.id/)
Envoy (https://envoy.com/)
iLobby (https://ilobby.com/)
Arke (https://www.arke.io/)
Proxyclick (https://www.proxyclick.com/)