Di tengah krisis pandemi melanda dunia, banyak sektor industri yang terkena dampaknya. Salah satunya mengenai himbauan jaga jarak atau physical distancing. Jadi, tidak heran jika kini banyak pelaku usaha yang memutar otak dan meningkatkan sistem perusahaan agar selaras dengan perkembangan tren, tanpa harus mengorbankan protokol kesehatan.

Untuk mengembangkan bisnis di tengah situasi pandemi, sudah sepatutnya bisnis menyesuaikan kebutuhan masyarakat. Perlindungan karyawan, aset, dan kantor juga sangat penting. Kesehatan dan keamanan menjadi faktor kuncian untuk perlindungan aset yang Anda miliki. Maka dari itu, Visitor Management System memiliki andil bagi perkembangan bisnis Anda, terutama di sisi keamanan aset fisik dan karyawan.

1. Apa itu Visitor Management System?

Visitor Management System adalah suatu sistem teknologi yang menyediakan pengalaman check-in mandiri, menyimpan informasi database pengunjung secara real-time, modern, dan touchless alias tanpa sentuhan fisik, terutama di tengah pandemi. Data pengunjung ini nantinya akan berguna sebagai keamanan perusahaan. Pasalnya, perusahaan bisa menganalisis trafik pengunjung, lalu lintas bisnis dan menyusun strategi kebijakan keamanan yang baik. [Baca juga : Visitor Management System Guideline]

Vendor Visitor Management System biasanya menyediakan Dashboard Laporan Pengunjung secara real-time. Anda dapat melihat secara detail demografi pengunjung, antara lain: nama, nomor telepon, email, waktu check-in/ check-out, dan akses otorisasi.

Berdasarkan data ini juga, perusahaan atau bisnis Anda akan lebih mudah mengetahui kapan waktu puncak kunjungan dan bisa menerapkan protokol kesehatan Covid-19.

2. Contoh penerapan Visitor Management System

Untuk memahami lebih lanjut mengenai Visitor Management System, coba Anda tanyakan pada karyawan yang bekerja sebagai Resepsionis. Resepsionis dituntut untuk multitasking dalam waktu bersamaan. Mulai dari menyapa tamu, mendata tamu, menukar dan memberi ID-card tamu, menjawab telepon, dan masih banyak lagi.

Jadi, sungguh tidak heran kalau ada perusahaan atau gedung perkantoran yang menggunakan Visitor Management System di bagian Resepsionis. Sebab dengan Visitor Management System, karyawan front office bisa bekerja lebih efektif dan efisien untuk mempercepat proses check-in/check-out tamu. Para tamu juga mendapatkan pengalaman berkunjung yang profesional dan modern, menimbulkan kesan pertama yang baik dalam meningkatkan reputasi perusahaan atau tempat bisnis tersebut.

3. Kenapa Perusahaan Anda Perlu Memakai Visitor Management System?

Apapun jenis bisnis Anda, seperti: kafe & restoran, mall, tempat wisata, pabrik, hotel, bank, sekolah/kampus, klinik, komplek perumahan, gedung perkantoran, dan sebagainya penting untuk menerapkan Visitor Management System sedari sekarang. Bahkan, tidak harus perusahaan multinasional atau perusahaan skala besar, untuk memiliki Visitor Management System. Karena, bisnis kecil atau UMKM juga bisa meningkatkan kesan pengunjung yang tak terlupakan dengan kecanggihan Visitor Management System.

Lalu, apa saja sih keunggulan Visitor Management System? Yuk, simak ulasannya berikut.

• Pendaftaran mandiri (self check-in)
  Di tengah himbauan untuk jaga jarak dan mengurangi kontak fisik, Visitor Management System berinovasi dengan fitur self check-in dan touchless registration (nir sentuhan fisik). Membuat pengunjung bisa mendaftar dengan cepat, mudah, nyaman dan terlindungi dari paparan Covid-19.
• Desain kode QR tanpa batas
  Akses check-in dan check-out secara lebih cepat, dalam hitungan detik dengan kode QR. Visitor Management System menyediakan fitur desain kode QR yang tampil lebih profesional dan sesuai kebutuhan bisnis. Termasuk melengkapi kode QR dengan logo perusahaan Anda.
• Banyak variasi template formulir
  Buat formulir pendaftaran, formulir isian survey, atau formulir isian lainnya sesuai preferensi. Anda bisa mengatur kolom pertanyaan yang berbeda menurut kategori dan kebutuhan Anda.
• Lengkap dengan kuesioner kesehatan digital
  Fitur kuesioner kesehatan digital di Visitor Management System membantu Anda dalam melakukan skrining singkat sebelum tamu memasuki area gedung Anda.
• Penandatanganan dokumen legal
  Bila bisnis Anda memiliki layer keamanan informasi yang ketat, Anda dapat menambahkan fitur penandatanganan dokumen legal (Non-Disclosure Agreement) kepada pengunjung.
• Ambil foto pengunjung
  Kemudahan dalam mengambil foto pengunjung otomatis untuk disimpan dalam database pengunjung.
• Pemberitahuan/notifikasi otomatis
  Dengan Visitor Management System, Anda akan mendapatkan notifikasi/pemberitahuan otomatis ketika ada visitor yang ingin berkunjung/meeting atau memberikan feedback bagi tempat bisnis/ kantor Anda.
• Laporan data pengunjung secara real-time
  Dapatkan berbagai info demografis dan trafik pengunjung untuk menganalisis dan mengenali siapa pengunjung bisnis Anda. Semuanya cukup beberapa klik saja melalui Dashboard Visitor Management System yang real-time.

4. Apa Peran Penting Visitor Management System dalam Bisnis?

Visitor Management System lebih dari sekadar check-in melalui iPad atau smartphone. Bayangkan, bagaimana jika sebelum meeting, pengunjung Anda mendapatkan email otomatis tentang rekomendasi Wi-Fi yang aman dipakai saat mereka datang?

Atau, jika pengunjung sudah berada di lokasi, karyawan Anda otomatis mendapat notifikasi bahwa tamunya telah datang dan menunggu di lobi? Ini tentu menjadi hal menarik, resepsionis tidak perlu lagi melakukan konfirmasi ulang ke karyawan yang dituju, dan pengunjung pun tak perlu menunggu lama.

Tak hanya mempercepat segala proses aktivitas perusahaan, tetapi Visitor Management System menciptakan pengalaman berkesan bagi visitor Anda. Terlebih lagi, jika visitor Anda ini merupakan seorang investor atau pemilik modal yang ingin menanamkan sahamnya di perusahaan Anda. [Baca juga : Tips Memilih Visitor Management System]

Teknologi Visitor Management System sudah sepatutnya untuk diimplementasikan ke dalam bisnis Anda. Berikut adalah peran penting Visitor Management System bagi bisnis:

• Meningkatkan produktivitas perusahaan
  Jika perusahaan Anda sedang berkembang pesat, kesalahan sedikit saja bisa menghambat keseluruhan proses. Jadi, jangan sampai terjadi gangguan dalam produktivitas perusahaan. Nah, peran penting Visitor Management System untuk membantu Anda tetap di jalur. Ketika tamu datang, sistem akan memberitahukan secara otomatis. Jika Anda sedang melakukan kegiatan lainnya, Anda bisa mengirimkan pesan ke resepsionis bahwa Anda masih ada keperluan dalam beberapa menit. Sehingga, staf resepsionis bisa menginformasikan ke tamu Anda.Sebuah studi oleh University of California, menunjukkan rata-rata karyawan kantoran membutuhkan waktu 25 menit untuk kembali ke “jalurnya” setelah ada gangguan. Studi ini juga menemukan bahwa karyawan bisa menghadapi gangguan setiap 11 menit.Kesimpulannya, semakin sedikit gangguan, maka karyawan semakin produktif dan fokus. Aplikasi seperti Visitor Management System akan sangat meningkatkan produktivitas, baik bagi tamu, karyawan, dan perusahaan secara keseluruhan.
• Transparansi data pengunjung
  Visitor Management System dapat menghadirkan visibilitas dan transparansi pengunjung yang keluar dan masuk gedung. Terlebih lagi, data informasi visitor sudah tercatat secara elektronik ke dalam sistem. Bahkan, bisa memotret untuk pembuatan kartu identitas pengunjung secara otomatis.Dengan Visitor Management System, pengelola gedung dapat mengidentifikasi para pengunjung. ID-card pengunjung yang dilengkapi foto, membuat staf resepsionis lebih mudah mengenali setiap pengunjung yang check-in dan check-out. Data informasi visitor, nantinya bisa dijadikan bahan analisis aktivitas pengunjung serta mempelajari pola kunjungan berdasarkan durasi waktu, tujuan, atau siapa yang ditemui di dalam gedung.
• Menciptakan lingkungan bisnis/tempat kerja yang aman
  Gedung perkantoran atau perusahaan tertentu sangat rentan dengan ancaman spionase dari kompetitor. Pemilik bisnis dapat mencegah pencurian data atau aset di lingkungan tempat kerja dengan Visitor Management System.Sistem akan mencatat setiap orang yang keluar masuk gedung. Dilengkapi foto, nama, siapa yang dikunjungi, durasi waktu, dan detail lainnya. Jadi, keamanan lingkungan kerja dan gedung lebih terjamin. Sebab, tidak sembarang orang yang diizinkan masuk tanpa tanda pengenal (ID card) ataupun akses lantai tertentu (restricted access).Selain itu, fitur blacklist visitor dapat mencegah orang yang tercatat dalam daftar blacklist memasuki gedung atau kantor. Semua proses pemeriksaan tamu dilakukan secara digital dan real-time untuk meningkatkan efisiensi waktu.
• Mendukung keamanan privasi dan audit perusahaan
  Dalam audit, perusahaan harus siap dengan laporan dan catatan yang jumlahnya tak terhitung lagi. Termasuk siapa saja pengunjung yang pernah memasuki lingkungan perusahaan.Visitor Management System membuat proses audit dan laporan data pengunjung terasa lebih lancar, mulus, dan mudah. Berbeda dengan buku catatan tamu berbasis kertas yang rentan sobek, tercecer, atau rusak. Maka, Visitor Management System memastikan bahwa nama, alamat, atau informasi lainnya hanya bisa diakses oleh admin tertentu. Jadi, data laporan lebih aman dan bebas risiko tercecer/rusak.
• Data pengunjung dari Visitor Management System, meliputi:
  Detail informasi pengunjung;
  ID pengunjung terverifikasi;
  Catatan tentang siapa yang ingin ditemui;
  Penggambaran akurat tentang durasi kunjungan;
  Tujuan kunjungan;
• Perusahaan terlihat lebih handal dan prospektif
  Bukan hanya bagi investor, karyawan juga sangat mendambakan bekerja di perusahaan yang terlihat hebat. Otomasi tugas sangat penting karena bisa menggambarkan betapa manajemen bisnis Anda terlaksana dengan baik. Para visioner dan futuris melihat kantor masa depan memberikan pengalaman yang dipersonalisasi bagi setiap karyawan.

Aplikasi check-in/check-out pada Visitor Management System, membuktikan bahwa transformasi digital di tempat kerja kini menjadi kebutuhan karyawan milenial. Bagaimanapun, tak bisa dipungkiri, perubahan nyata dimulai dari meja resepsionis.

5. Apakah Perusahaan Saya Membutuhkan Visitor Management System?

Anda pernah mendengar ungkapan tentang “first impression is everything”? Ini berarti bahwa kesan pertama adalah segalanya. Sama halnya ketika datang ke kantor Anda, kesan pertama pengunjung akan menjadi hal yang diingat seumur hidupnya. Menurut Anda sapaan ramah resepsionis dan ruang tunggu nyaman sudah cukup, kan? Tunggu dulu! Faktanya, tidak cukup di tempat kerja modern saat ini.

Visitor Management yang efektif saat ini harus lebih dari menyapa pengunjung yang datang ke lobi atau meja resepsionis. Tetapi, juga mencakup seluruh pengalaman di tempat kerja. Termasuk membuat lingkungan kerja lebih aman, waktu tunggu lebih cepat, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan perusahaan. Karyawan bisa menjalankan rapat secara efektif dengan berbagai tamu atau klien yang berkunjung.

Namun sayangnya, untuk kebanyakan bisnis, pengelolaan pengunjung atau Visitor Management masih belum berjalan mulus. Proses pemeriksaan lama, pencetakan kartu ID tamu manual, serta pengisian buku tamu berbasis kertas, membuat pengalaman di tempat kerja jadi negatif. Bahkan, berisiko terhadap keamanan lingkungan kerja.

Lalu, apakah perusahaan Anda membutuhkan Visitor Management System? Mari kita periksa tanda-tandanya dan solusi yang bisa dilakukan.

1. Manajemen pengunjung menjadi kacau.
   Sebagai contoh, Pak Rudi Wibowo tiba di lobi kantor Anda untuk meeting. Dia mendekati meja resepsionis dan diminta check-in memakai aplikasi digital. Dia mengetik nama dan emailnya, lalu menekan Enter.Staf resepsionis kemudian meminta Pak Rudi mengeja namanya dengan keras agar ia bisa menuliskan di kartu ID tamu sementara. Selanjutnya, staf resepsionis menelepon Anda untuk mengkonfirmasi. Tetapi, Anda belum sempat mengangkat telepon.Sementara itu, Pak Rudi masih berada di ruang tunggu sambil membolak-balik majalah selama 10 menit. Setelah bertemu pun, Pak Rudi masih harus mengisi formulir perjanjian kerahasiaan secara manual.Betapa rumit dan banyak waktu terbuang sia-sia hanya untuk sekali pertemuan. Ini adalah skenario yang bisa terjadi akibat Visitor Management manual. Sangat tidak efisien dan kuno.Sekarang, dengan Visitor Management System seperti Caliana. Pengunjung bisa check-in otomatis di front office. Setelah check-in, meja resepsionis langsung mencetak kartu ID tamu secara otomatis. Di saat yang sama, telah terkirim notifikasi otomatis bahwa sedang ada tamu yang menunggu di lobi.
2. Banyak tamu datang tanpa kartu ID Pengunjung
   Dalam hal keamanan tempat kerja, staf resepsionis biasanya bertugas menerima tamu dan mencatat siapa saja pengunjung yang hendak masuk ke kantor. Tetapi, bagaimana jika meja resepsionis kosong saat ada tamu datang?Para tamu mungkin mengambil keputusan sendiri untuk menemui rekan kerjanya atau berjalan-jalan di sekitar kantor, tanpa memakai kartu pengenal tamu. Orang yang tak dikenal dan berseliweran di kantor merupakan ancaman keamanan, sekaligus melanggar kebijakan perusahaan.Maka itu, Visitor Management System hadir untuk menyediakan akses check-in mandiri jika resepsionis tidak ada. Lebih penting lagi, data check-in tamu tersimpan ke database cloud sehingga lebih aman, kredibel, dan fleksibel untuk dipakai lagi di kunjungan selanjutnya.
3. Tidak tersedia formulir buku tamu
   Resepsionis bertugas memastikan para tamu mengisi daftar buku tamu secara lengkap. Tapi, bagaimana jika resepsionis masih sibuk memeriksa banyak tamu sehingga lupa terhadap hal ini. Selain itu, karena buku tamu berbasis kertas, sangat berisiko tercecer, rusak, atau hilang.Sekali lagi, Visitor Management System dapat meningkatkan keamanan perusahaan dan keamanan data pengunjung dengan sistem buku tamu digital. Anda bisa menyesuaikan formulir check-in atau check-out custom dengan logo dan desain brand perusahaan. Para tamu juga dapat memasukkan informasi spesifik mengenai identitasnya, tujuan datang ke perusahaan, orang yang akan ditemui, dll.Selain itu, perusahaan Anda juga bisa menyisipkan formulir isian untuk keperluan seperti survey kepuasan tamu atau menandatangani perjanjian yang bersifat confidential.

6. Bagaimana cara kerja Caliana Visitor Management System?

Mendukung kebutuhan perusahaan akan Visitor Management System yang efektif dan efisien, Caliana hadir dengan berbagai solusi. Untuk mulai menggunakan Caliana sangat mudah.

• Bagi pemilik bisnis
  Pemilik bisnis bisa mendaftar dan mengaktivasi Visitor Management System via website di https://caliana.id/. Setelah pendaftaran berhasil, Anda dapat membuat form pendataan tamu dan mencetak kode QR untuk diletakkan di pintu masuk gedung atau meja resepsionis. Kode QR ini akan menjadi gerbang utama pengunjung dalam mengisi data mereka. Selanjutnya, Anda bisa memantau pergerakan tamu melalui Dashboard Caliana. Anda juga dapat melihat data demografis pengunjung dan menganalisisnya sebagai bahan pertimbangan strategi bisnis berikutnya.
• Bagi pengunjung.
  Pengunjung yang datang akan dimanjakan dengan akses check-in dan check-out dalam sekejap. Cukup scan atau pindai kode QR melalui alat pemindai. Isikan kolom secara lengkap seperti nama, tujuan kunjungan, dll. Lalu, centang di bagian “Health Declaration”. Proses selesai! Pengunjung bisa merasa lebih aman dan nyaman menikmati kunjungan Anda.

7. Tingkatkan pengelolaan pengunjung tempat bisnis dengan Caliana Visitor Management System.

Terbukti, Visitor Management System seperti Caliana adalah solusi manajemen pengunjung yang bisa diandalkan perusahaan di tengah pandemi Covid-19. Bisnis Anda akan membuat pengunjung terkesan dengan lingkungan yang ekstra lebih aman dan nyaman. Mulai dari sistem pendaftaran praktis dan layanan nirsentuh untuk mencegah penularan Covid-19.

Bagaimana, tertarik meningkatkan pengelolaan pengunjung di perusahaan Anda bersama Caliana? Kontak kami via Whatsapp: 0811-9152-066 dan dapatkan penawaran paket terbaik sesuai budget dan kebutuhan Anda hari ini! Info selengkapnya email: info@datanusantara.com.