Bagi kebanyakan karyawan, kantor adalah ibarat rumah kedua. Hampir sebagian besar waktu dihabiskan di tempat kerja, sejak jam 8 pagi sampai jam 5 sore. Atau, bahkan lebih ketika ada pekerjaan lembur.

Hal ini sama seperti layaknya memilih lokasi bisnis yang strategis, Anda juga membutuhkan solusi manajemen gedung dan keamanan ideal bagi penghuni gedung ataupun karyawan dan aset bisnis Anda.

Selain hal itu, kepuasan pengunjung atas layanan gedung (front office) adalah hal utama. Pada 2018, survey yang melibatkan 2.000 profesional bisnis di seluruh Amerika dan Inggris, menunjukkan bagaimana pengalaman mereka di front office. Hasilnya cukup mengejutkan, di mana masih banyak bisnis yang menyepelekan seberapa penting sistem manajemen pengunjung/VMS (Visitor Management System).

Lebih lanjut, sekitar 2 dari 5 orang pengunjung pada kenyataannya mengalami kesan yang buruk ketika berkunjung ke gedung perkantoran. Mulai dari penyambutan yang kurang ramah, antrian pendaftaran yang panjang, mencetak badge visitor yang lama, hingga jadwal meeting yang molor.

Tentunya, jika dibiarkan saja, pengalaman pengunjung yang buruk bisa menurunkan kredibilitas dan reputasi bisnis Anda.

Itulah sebabnya, kita perlu memahami tentang faktor-faktor penting untuk dipertimbangkan saat memilih sistem manajemen pengunjung bagi kelangsungan bisnis Anda. Simak daftar berikut, yuk!

1. Kualitas layanan dan berpengalaman di bidangnya.

Seiring waktu, kualitas dan efektivitas layanan suatu perusahaan sudah seharusnya meningkat. Tentunya produk atau layanan juga wajib terus dikembangkan dan disempurnakan dari waktu ke waktu.

Jika Anda ingin memilih sistem manajemen pengunjung/VMS (Visitor Management System, pastikan vendor yang Anda pilih memiliki pengalaman khusus di bidang pengelolaan pengunjung atau information technology (IT) dan memiliki reputasi yang bagus. Pastikan vendor yang Anda pilih juga bersedia untuk berdiskusi dalam melengkapi atau membuat fitur berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. [Baca : Visitor Management System Guideline]

2. Coba pakai secara GRATIS.

Penyedia VMS mungkin membuat kesan bagus dengan strategi pemasaran atau promosi menarik. Tetapi, bagaimana kalau ternyata setelah dipakai, sistem manajemen pengunjungnya malah mengalami banyak kendala, terlalu membingungkan, serta membuat pengunjung merasa kurang nyaman?

Solusi termudah untuk mengetahui apakah sistem manajemen pengunjung/ VMS (Visitor Management System) layak dipakai atau tidak, adalah memanfaatkan free trial atau freemium.

Aplikasi pendataan pengunjung atau VMS yang dirancang dengan baik, sepatutnya memberikan free trial atau akun khusus yang bisa digunakan bagi calon pelanggan yang berminat dan ingin membuktikan keunggulan fitur-fiturnya. Meskipun gratis, calon pelanggan tetap bisa mengakses keseluruhan fitur secara penuh dengan batas waktu tertentu.

Jadi, coba cek dan gunakan opsi free trial yang disediakan agar Anda bisa memastikan aplikasi VMS tersebut memang sesuai kebutuhan bisnis Anda.

3. Keamanan data dan aset bisnis.

Faktor lainnya yang tak kalah penting dipertimbangkan ketika memilih sistem manajemen pengunjung adalah keamanan data dan aset perusahaan. Bagaimanakah aplikasi tersebut mampu terintegrasi dengan sistem yang Anda gunakan sekarang?

Pada dasarnya, VMS memiliki fungsi untuk mengidentifikasi dan menyimpan data tiap pengunjung yang masuk ke gedung atau perkantoran. Pengelolaan data pengunjung seperti diatas dapat meminimalisir terjadinya tindak kejahatan dan memperketat keamanan untuk aset bisnis.
Pastikan Anda memilih sistem manajemen pengunjung yang membantu department management building dan security seperti Caliana VMS. Caliana dilengkapi fitur keamanan dengan teknologi intelligent surveillance system untuk meningkatkan keamanan dan kenyamanan gedung.

Salah satu fiturnya adalah face recognition, dimana fitur ini bisa mengenali titik biometrik di wajah pengunjung untuk diverifikasi dengan data e-KTP atau database yang valid lainnya. Hal ini dapat mencegah potensi tindak kriminalitas dan force majeure di dalam gedung dengan langsung memblokir akses pengunjung yang teridentifikasi anomali.

4. Laporan dan analisis data.

Fitur penting lainnya yang harus dipertimbangkan dalam aplikasi pengelolaan pengunjung adalah opsi analisis dan laporan data. Nantinya, data pengunjung harus bisa dipelajari dan dianalisis sebagai bahan untuk meningkatkan strategi keamanan dan pelayanan gedung.

Laporan harus mencakup data valid dan uptodate, yang memuat informasi daftar detail pengunjung, history check-in check-out pengunjung, dan data lainnya yang dapat diekspor ke sejumlah format untuk diolah dan dibagikan dengan mudah.

Meskipun, biasanya ada biaya instalasi VMS saat pertama kali pemakaian, tapi hasilnya benar-benar sepadan. Anda bisa meningkatkan efisiensi dan mendapatkan laporan dari semua pengunjung.

Contohnya, ketika ada wawancara kerja, informasi mengenai kehadiran kandidat pelamar bisa didapat cukup dalam sekali klik. Pun begitu dengan kunjungan vendor atau supplier yang sering mengakses gedung.

Jadi, jika Anda ingin memaksimalkan VMS, pilih yang kaya fitur dan meningkatkan akurasi data pengunjung. Termasuk mencari, menyortir, serta menganalisis data pengunjung.

Dengan Caliana VMS, Anda bisa mengekspor dan mengarsipkan semua data pengunjung. Anda bisa mengakses log pengunjung dengan pencarian langsung yang memberi data pengunjung, misalnya data informasi pribadi pengunjung, foto dan informasi penting lainnya.

5.Adaptable dan mudah diintegrasikan.

Sebelum memutuskan sistem manajemen pengunjung mana yang terbaik untuk Anda, Anda harus mempertimbangkan dulu skala ukuran perusahaan. Jika ada satu pintu masuk ke gedung, maka Anda bisa lebih leluasa memilih VMS yang diinginkan.

Sebaliknya, jika perusahaan Anda berskala besar dan harus mengelola beberapa akses pintu masuk, Anda bisa memakai sistem manajemen pengunjung otomatis yang ditingkatkan dengan kemudahan fitur integrasi (integrasi akses pintu dan CCTV).

Anda juga perlu memastikan bahwa VMS yang Anda pilih menyajikan Dashboard Laporan Terintegrasi. Melalui hal ini, Anda dapat memantau kondisi gedung dan aktivitas pengunjung secara realtime. Dashboard Caliana VMS sangat baik untuk hal itu. Desain antarmuka yang simpel akan membuat Anda nyaman dalam membaca, menganalisis dan menginterpretasikan data yang tersedia.

Kesimpulannya

Harapannya, daftar hal-hal penting di atas dapat membantu Anda menemukan sistem manajemen pengunjung terbaik untuk tempat bisnis Anda. Kuncinya adalah pahami kebutuhan unik perusahaan Anda agar fitur-fitur aplikasi VMS bisa diterapkan dengan baik. Selain itu, pilihlah vendor yang mendukung layanan secara responsif dan solutif.

Hal lain yang layak dipertimbangkan sebelum memutuskan adalah antarmuka sistem VMS harus sederhana, intuitif dan mudah dipakai baik bagi pengunjung maupun pengelola gedung.

Tidak bisa dipungkiri bahwa Anda harus menghubungi vendor penyedia Visitor Management System untuk menemukan solusi atau menjawab berbagai pertanyaan Anda terkait fitur-fitur yang dibutuhkan.

Coba GRATIS Caliana VMS untuk membuktikan keunggulan fitur-fiturnya seperti: QR Code, Form Registration Template, Health Declaration, Legal Agreement Signing, Panic Button, Location Management dan Dashboard.

Caliana cocok diterapkan untuk berbagai tempat bisnis, antara lain: kafe/ restoran, mall, tempat wisata, hotel, bank, kampus/ sekolah, klinik/ rumah sakit, salon, pabrik, komplek perumahan, gedung perkantoran, dan masih banyak lagi.