Mengenal Visitor Management System di Era Digital Saat Ini

Visitor Management System Guideline akan membahas secara keseluruhan bagaimana transformasi pengelolaan pengunjung berjalan, mulai dari pengelolaan secara tradisional atau manual hingga pengelolaan pengunjung secara digital, atau lebih dikenal dengan Visitor Management System.

Covid-19 telah membawa perubahan pola interaksi dan gaya hidup kita saat ini. Tak hanya pada perilaku sebagai individu, tetapi juga perubahan pada tatanan prosedural di perkantoran dan bidang usaha lainnya. Regulasi New Normal hadir sebagai salah satu solusi untuk meminimalisir dampak Covid-19. Dimana implementasi protokol kesehatan diperketat oleh pemerintah, dan tiap perusahaan wajib untuk mengikutinya.

Visitor Management System merupakan sebuah solusi tepat yang dapat Anda gunakan untuk melakukan efisiensi dalam pengelolaan pengunjung. Terlebih pada masa pandemi saat ini, digitalisasi menjadi sebuah inovasi yang lebih disukai oleh semua orang. Bagi pengunjung, mereka dapat merasakan pengalaman baru dalam mengisi data diri tanpa menggunakan buku tamu. Bagi pemilik usaha, Anda dapat meminimalisir resiko penularan Covid-19 dengan adanya touchless technology yang diterapkan di Visitor Management System, selain itu Anda juga dapat memantau kuota kunjungan dan mudah melakukan tracing Covid-19.

Anda tertarik untuk mempelajari secara lebih lengkap? Caliana akan memaparkan Guideline lengkap untuk Anda tentang Visitor Management System.

Apa itu Visitor Management System?

Visitor Management System atau Sistem Manajemen Pengunjung secara sederhana dapat diartikan sebagai alat untuk mendata dan mengorganisir pengunjung yang datang dan pergi di suatu tempat.

Terlepas apakah perusahaan Anda memiliki front office ataupun tidak, sebagai pemilik bisnis sudah seharusnya Anda mempertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen pengunjung, baik untuk meningkatkan keamanan perusahaan ataupun meningkatkan pengalaman pengunjung melalui layanan berbasis digital di masa pandemi ini.

Bagaimana Bentuk Visitor Management System?

Pernahkah Anda menemui prosedur untuk melakukan scan QR Code sebelum memasuki sebuah area? Misalnya seperti di gedung perkantoran, restoran, bioskop, rumah sakit, pabrik atau area publik lainnya? Anda pasti sudah sangat familiar dengan hal ini bukan? Pengisian data diri yang Anda lakukan setelah melakukan scan QR Code menjadi salah satu bentuk sederhana dari Visitor Management System.

Visitor Management System menjadi sistem yang efektif untuk menggantikan sistem buku tamu yang Anda miliki saat ini. Mengapa? Karena Visitor Management System menjadikan sistem pengelolaan tamu di kantor Anda lebih digital, mengakomodir protokol Covid-19, mempermudah tracing dan memberikan Anda pelaporan data yang real-time dan komprehensif. Sehingga alat ini jauh lebih efektif untuk mendukung bisnis Anda berjalan lebih baik.

Mengapa Pengalaman Pengunjung/Visitor Experience Begitu Penting?

Dalam budaya berbisnis, kita menyadari bahwa keberlangsungan perusahaan tak terlepas dari peran pelanggan/eksternal faktor. Anda dapat mengkategorikan pengunjung/visitor sebagai salah satu bentuk dari pelanggan atau pihak eksternal, dimana pelayanan yang baik menjadi salah satu prioritas yang wajib diberikan demi kenyamanan dan keberlangsungan bisnis yang baik.

Peningkatan kualitas pengalaman pengunjung menjadi hal mutlak yang wajib diberikan oleh industri B2C (Business to Consumer) seperti di perbankan, asuransi, kesehatan, penjualan dan sebagainya. Mereka berhubungan langsung dengan pelanggan, sehingga indeks kepuasan pelanggan menjadi hal utama bagi mereka.

Dewasa ini, transformasi digital telah membawa industri B2B (Business to Business) mengadopsi konsep yang sama, dimana peningkatan kualitas pengalaman pengunjung menjadi prioritas mereka.

Companies consist of people, and business-to-business settings also present stages for experiences.Pine & Gilmore in ‘Welcome to the Experience Economy,’ Harvard Business Review

Siapa Saja yang Harus Menggunakan Visitor Management System?

Melalui business review diatas, kita bisa menarik kesimpulan bahwa hampir seluruh jenis industri membutuhkan Visitor Management System. Terlebih disaat Pandemi Covid-19 saat ini, bisa dipastikan setiap bisnis yang memiliki hubungan langsung dengan pengunjung pasti membutuhkan Visitor Management System. Berikut kami rangkum beberapa jenis industri yang seharusnya menggunakan Visitor Management System :

• Kafe & Restoran
• Pusat Perbelanjaan
• Tempat Wisata
• Hotel
• Bank
• Sekolah & Perguruan Tinggi
• Komplek Perumahan
• Salon & Klinik Kecantikan
• Gedung Perkantoran
• Industri Manufaktur

Mengapa Harus Menggunakan Visitor Management System?

Jika Anda masih ragu dan mencari alasan yang tepat, hal berikut dapat membantu Anda dalam menguatkan alasan dan menemukan benefit dari Visitor Management System:

• Melakukan pendataan pengunjung secara real-time, detail dan terorganisir.
• Pusat Perbelanjaan
• Memudahkan perusahaan dalam men-tracing dan tracking penularan Covid-19, serta hal negatif (force majeure) lainnya.
• Mengikuti protokol kesehatan pemerintah dengan touchless system.
• Memudahkan building management/security dalam memantau kuota pembatasan pengunjung di dalam gedung.
• Mudah menambahkan dokumen Health Declaration yang wajib diisi pengunjung.
• Meminimalisir interaksi langsung antar penghuni gedung dengan pengunjung, terutama di sisi resepsionis/security.
• Mendapatkan laporan data pengunjung lebih akurat, yang dapat dimanfaatkan untuk peningkatan kualitas pelayanan pengunjung.

Untuk mendapatkan manfaat yang optimal, pastikan Anda memilih vendor penyedia Visitor Management System yang tepat dan mengakomodir permintaan kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Tipe dari Visitor Management System

1. Cloud-based Visitor Management System

   Cloud-based Visitor Management System merupakan sistem yang dibangun diatas infrastruktur berbasis cloud, dengan kata lain sistem yang berjalan dapat dioperasikan secara remote dan tersedia untuk semua klien di berbagai wilayah yang memiliki koneksi jaringan internet.

   Dengan software berbasis cloud atau Software-as-a-Service (SaaS), perusahaan hanya perlu masuk (login) ke dalam software, dan seluruh data akan disimpan di cloud yang telah disediakan oleh vendor Visitor Management System. Cloud-based Visitor Management System lebih menghemat perusahaan dalam melakukan pengadaan infrastruktur (data center, colocation, bandwidth) dan merekrut tim IT (untuk maintenance software), karena seluruh keperluan maupun pengaturan yang berhubungan dengan software dan server ditangani langsung oleh vendor.

2. On-premise Visitor Management System

   Seperti yang kita ketahui, on-premise adalah adopsi teknologi dimana semua sistem dikelola oleh perusahaan secara mandiri. Mulai dari pengadaan infrastruktur, pembuatan software, maintenance dan pengembangan fitur sepenuhnya dilakukan oleh perusahaan itu sendiri. Artinya Anda membutuhkan tim dedicated untuk mengembangkan Visitor Management System. Dengan tipe ini, perusahaan dapat dengan mudah mengontrol semua sistem yang ada didalamnya karena semua dibuat dan diolah secara mandiri. Hanya saja, perusahaan perlu mengeluarkan biaya lebih besar karena harus merekrut tim IT secara mandiri.

Why refresh servers and burden your balance sheet when you can get them as a service?Jacek Materna in ‘On-Premise Is Dead, Long Live On-Premise,’ Forbes

Pernyataan Jacek Materna diatas bisa dijadikan pertimbangan untuk kita, jika akan memilih On-premise Visitor Management System.

Manfaat Menggunakan Visitor Management System

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, Visitor Management System dapat digunakan untuk mengelola dan mendata pengunjung yang biasanya diterapkan pada gedung perkantoran, instansi pemerintahan, dan fasilitas publik. Umumnya Visitor Management System dapat diintegrasikan dengan sistem akses kontrol gedung (barrier gate) sehingga aktivitas keluar masuk pengunjung jadi lebih terkontrol dan efisien. Selain itu, VMS juga bisa meminimalisir kesalahan penginputan data pengunjung yang selama ini dilakukan secara manual oleh resepsionis, hal ini juga dapat memangkas antrian pengunjung di meja resepsionis.

Berangkat dari hal diatas, berdasarkan hasil Survei Front Desk Experience berikut beberapa alasan kenapa perusahaan Anda harus menggunakan Visitor Management System:

Selain alasan diatas, hadirnya Visitor Management System menjadi solusi berbagai macam bisnis di era New Normal saat ini. Dimana sebagai pemilik bisnis kita harus mengikuti berbagai protokol kesehatan yang dianjurkan oleh pemerintah untuk mencegah penularan Covid-19. Berikut beberapa benefit dari penerapan Visitor Management System:

1. Screening Digital

   Screening di masa new normal seperti saat ini adalah hal yang penting dilakukan oleh perusahaan, terlebih perusahaan atau pusat perbelanjaan masuk dalam zona merah/hitam Covid-19. Screening berguna untuk memastikan setiap karyawan maupun pengunjung dalam kondisi sehat. Proses ini termasuk pemeriksaan suhu tubuh dan mengisi kuesioner data kesehatan. Bisa bayangkan jika pekerjaan ini masih dilakukan secara manual? Pastinya akan memakan waktu yang cukup lama dan kurang efektif.

   Visitor Management Software (VMS) bisa digunakan untuk menyederhanakan proses pendataan tamu yang datang. Data pengunjung bisa diinput dengan mudah dan cepat oleh staf resepsionis. Tamu bisa mengisi kuesioner melalui tablet yang tersedia di meja resepsionis. Untuk lebih optimalnya, pengelola bisa menyediakan Kiosk pendaftaran mandiri, sehingga pengunjung dapat mengisi kuesioner kesehatan di ponselnya sendiri.

2. Extra Treatment untuk Pengunjung

   Berikan kesan “wow” untuk pengunjung saat memasuki area kantor Anda yang memiliki sistem keamanan terpadu terhadap pengunjung yang keluar dan masuk gedung. Dengan berbagai macam fitur yang dimiliki oleh Visitor Management System, seperti sistem berbasis QR Code dan contactless system pastinya akan memberikan kesan positif dari pengunjung perusahaan Anda.

3. Kontrol Keamanan Lingkungan Kerja Lebih Efisien

   Visitor Management System memudahkan Anda untuk memantau dan mengontrol keamanan lingkungan kerja kapanpun dan dimanapun. Anda dapat mengakses layanan dashboard untuk melihat data pengunjung dan hal-hal anomali didalamnya. Selain itu, secara fisik Anda juga mudah membedakan mana pengunjung yang terverifikasi dan mana pengunjung yang tidak dikenal. Hal ini dikarenakan adanya fasilitas Badge Pengunjung yang menjadi label verifikasi pengunjung dan membantu security dalam mengamankan lingkungan.

4. Pembatasan Jumlah Pengunjung

   Selama masa pandemi, pemerintah menghimbau kepada para pemilik perusahaan dan pengelola pusat perbelanjaan untuk membatasi kapasitas di angka 50%. Untuk perkantoran, hal diatas mungkin sedikit lebih mudah dalam pengelolaannya, berbeda dengan pusat perbelanjaan yang memiliki area yang luas dan aksesnya yang terbuka bagi publik, sehingga peran Visitor Management System sangat penting didalamnya.

   Implementasi Visitor Management System bisa memudahkan pengelola gedung untuk mengontrol jumlah pengunjung secara real-time. Jika angka pengunjung melebihi angka 50%, pengunjung bisa diarahkan untuk menunggu terlebih dahulu di area tunggu atau mengganti jadwal ke hari berikutnya.

5. Visitor Analytics

   Dengan Visitor Analytics yang ditawarkan oleh Visitor Management System, Anda sebagai pemilik bisnis bisa mendapatkan berbagai insights menarik untuk pengembangan bisnis Anda. Misalnya, mengetahui waktu tertentu dimana bisnis Anda ramai akan pengunjung, atau untuk restoran yang bisa menjalankan campaign marketing sesuai waktu kunjungan yang padat pengunjung, sehingga akuisisi pelanggan lebih besar dan efektif.

Bagaimana Memilih Visitor Management System yang Sesuai dengan Bisnis Anda?

Jika Anda sampai hingga subbab ini, berarti Anda telah memahami apa itu Visitor Management System dan benefitnya bagi bisnis Anda. Langkah selanjutnya tentu menentukan Visitor Management System yang sesuai dengan kebutuhan Anda, model bisnis yang Anda harapkan dan siapa vendor yang bisa memenuhi ekspektasi Anda.

1. Pastikan Kebutuhan Pengunjung Anda

   Yang pertama dan paling utama, berangkat dari visitor experience yang sebelumnya sudah dijelaskan. Bagaimana bisnis Anda dalam menerima dan memperlakukan pengunjung.

   Untuk membantu Anda dalam menentukan kebutuhan pengunjung Anda, berikut beberapa list pertanyaan yang bisa Anda gunakan sebagai acuan:

   • Seberapa penting isu keamanan di perusahaan Anda? Khususnya keamanan bagi pengunjung Anda.
   • Apakah bisnis Anda aktif dalam melakukan perekrutan karyawan baru?
   • Seberapa sering Receptionist/Front Office Anda bertransaksi dengan kurir pengiriman?
   • Bagaimana dengan model penjadwalan rapat di bisnis Anda? Apakah sebelumnya ada penjadwalan via sistem atau manual?
   • Apa tipe pengunjung di bisnis Anda? Apakah hanya sekali berkunjung atau lebih dari satu kali.
   • Berapa banyak pengunjung di bisnis Anda yang datang tanpa konfirmasi sebelumnya?

   Pertanyaan diatas hanya sebatas guideline pertanyaan dari kami, jika Anda memiliki standar kebutuhan, jangan ragu untuk berbicara dengan vendor Visitor Management System yang Anda percaya.

2. Pastikan Kebutuhan Pengunjung Anda

   Kebutuhan pengunjung adalah hal yang paling utama, tapi jangan lupakan tentang bisnis Anda, pastikan semua kebutuhan bisnis Anda terhadap implementasi Visitor Management System dapat dipenuhi oleh penyedia aplikasi VMS.

   Sama seperti kebutuhan pengunjung diatas, berikut beberapa daftar pertanyaan yang dapat dijadikan guideline untuk menentukan kebutuhan bisnis Anda:

   • Bisnis Anda bergerak di bidang apa?
   • Apakah bisnis Anda memiliki banyak cabang?
   • Apakah Anda mewajibkan pengunjung Anda untuk meninjau instruksi keselamatan atau tanda tangan perjanjian hukum (misalnya Non-Disclosure Agreement)?
   • Bagaimana dengan protokol kesehatan yang berlaku di bisnis Anda? Apakah ada standar dan syarat khusus
   • Apa saja informasi yang Anda butuhkan terkait pengunjung bisnis Anda?

3. Pastikan Anda Bisa Mencoba Gratis

   Istilah jangan membeli kucing dalam karung juga berlaku sebelum Anda mengimplementasikan Visitor Management System untuk bisnis Anda.

   Pastikan vendor yang Anda pilih untuk Visitor Management System memberikan Anda akses untuk mencoba gratis, minimal beberapa fitur standar dari VMS tersebut. Anda juga bisa mencoba gratis Caliana Visitor Management System dengan beberapa fitur seperti QR Code, Form Registration Template, Health Declaration, Location Management dan Dashboard.

4. Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis ataupun Pemangku Kepentingan di Bisnis Anda

   Ketika semua checklist diatas terpenuhi, jangan lupakan prioritas dan ekspektasi pemangku kepentingan di bisnis Anda. Pastikan untuk mendiskusikan dengan beberapa departemen terkait kebutuhan mereka yang bisa Anda sematkan/integrasikan di Visitor Management System yang akan Anda terapkan.

Bagaimana Visitor Management System Kedepannya?

Mungkin saat ini Anda beranggapan bahwa solusi Visitor Management System hanya akan digunakan di Indonesia di masa Pandemi Covid-19, dan investasi pada Visitor Management System bukan merupakan investasi yang baik untuk jangka panjang kedepannya.

Hal tersebut diatas tidak bisa disalahkan dan tidak juga 100% benar, berikut beberapa prediksi dari hasil survey yang dilakukan oleh PropTech tentang perluasan benefit, fitur dan masa depan Visitor Management System kedepannya:

• Meeting room management
• Human resource management system
• Access management system
• Video analytics
• Internet of Things

Selain hal diatas, sebenarnya masih banyak sistem lain yang dapat diterapkan di bisnis Anda. Implementasi Visitor Management System juga dapat membuka banyak kreativitas dan inovasi layanan yang lebih baik di masa depan nantinya.

Anda sudah sampai pada akhir pembahasan. Kini apakah Anda sudah tertarik untuk mencoba Visitor Management System untuk bisnis Anda? Hubungi info@datanusantara.com untuk mencoba Visitor Management System secara gratis.